Caso de Estudio: Cómo Simplificamos la Gestión de Vacaciones para una Empresa con Más de 700 Empleados

Este caso de estudio es para quienes buscan sistemas que se adapten a su manera de trabajar, y no al revés.

Cuando una empresa supera los 50 o 100 empleados, manejar la logística de vacaciones se convierte en un reto: correos que se pierden, aprobaciones que tardan y registros que no siempre quedan bien documentados. Sistematizar este proceso no solo da estructura y orden, también aumenta la credibilidad y confianza en la gestión interna.

En este proyecto, trabajamos con una compañía de más de 700 empleados cuya necesidad principal era personalizar la experiencia y adaptarla a su flujo de trabajo. Cada mes recibían alrededor de 225 correos electrónicos de solicitudes de vacaciones (y en meses festivos, hasta 340). Al sumar las coordinaciones con supervisores y líderes de área, el total ascendía a 480 correos al mes.

El seguimiento era tedioso: había que pasar la información a otra plataforma para contabilizarla, y entre la avalancha diaria de mensajes, es muy probable que entre un 3% y 5% de solicitudes quedaban sin documentar correctamente, afectando la experiencia del empleado.

El Problema

Tras analizar el flujo actual, descubrimos:

1. Solicitud física y poco práctica: si el empleado no tenía el formulario impreso, el proceso se retrasaba.

2. Envíos por correo electrónico imposibles de sistematizar: la información no estructurada no podía gestionarse de forma eficiente.

3. Confirmaciones poco confiables: la única evidencia era la respuesta por email, que podía olvidarse.

4. Dependencia de actualizaciones manuales: el equipo de horarios debía esperar a que alguien procesara el correo para añadirlo a una tabla de Excel.

   
   

Objetivos del Proyecto

• Crear un perfil digital de cada empleado con su historial de solicitudes.

• Tener un dashboard en tiempo real con fechas de mayor demanda y estado de cada solicitud.

• Reducir errores y solicitudes no procesadas.

• Mejorar la experiencia del empleado con un sistema ágil y respuestas claras.

La Solución

Decidimos implementar Airtable y Fillout para rediseñar todo el proceso, con los siguientes criterios:

• Eliminar la comunicación por email como canal principal.

• Quitar el documento físico y permitir la solicitud directa desde un formulario digital.

• Vincular cada solicitud al perfil del empleado para evitar errores en nombres o datos.

• Visualizar en un panel único las solicitudes pendientes, aprobadas y denegadas.

• Automatizar reportes y métricas sin trabajo manual.

¿Cómo lo hicimos?

1. Importamos un Excel con la información de todos los empleados a una nueva base de Airtable.

2. Creamos una tabla específica para solicitudes de vacaciones, enlazada a la tabla de empleados.

3. Diseñamos en Fillout un formulario con login y campos conectados directamente a Airtable.

4. Probamos el sistema, lanzamos un piloto y luego pasamos al uso diario en producción, ajustando detalles en cada etapa.

El Impacto

Con esta solución:

• Reducimos 480 correos mensuales, cada uno de 3 minutos de gestión = 24 horas ahorradas al mes (288 horas al año).

• Eliminamos la pérdida de solicitudes no documentadas.

• Incorporamos métricas automáticas para Recursos Humanos.

• Mejoramos la satisfacción del empleado gracias a tiempos de respuesta más rápidos.

Si el proceso se hubiera hecho manualmente, se habrían invertido hasta 80 horas mensuales adicionales solo en gestión.

Este caso demuestra que digitalizar no es solo “modernizar”, sino optimizar y liberar tiempo para tareas de mayor valor. Airtable y Fillout nos dieron la flexibilidad para crear un sistema a medida, rápido de implementar y fácil de usar para todos los niveles de la organización.