Caso de Estudio: Cómo Digitalizamos el Proceso de las Citaciones de Recursos Humanos y Ahorramos 240 Horas al Año

por: Gonzalo Figueroa Rodriguez, GBYTE Presidente & Fundador

Introducción

En compañías con más de 100 empleados, es común que Recursos Humanos realice citaciones por diversas razones: comportamiento, incumplimiento de horario, falta de documentación, ausentismo, entre otras.

Cuando el equipo es pequeño, este proceso suele gestionarse por documentos o correos electrónicos, ya que el volumen es bajo. Sin embargo, en empresas grandes, esta metodología se vuelve ineficiente.

En este caso, nuestro cliente —con aproximadamente 800 empleados— gestionaba todas las citaciones vía correo electrónico.

Problema Inicial: Un Proceso Saturado y Sin Métricas

• Volumen de correos: 10 correos diarios de citaciones que se sumaban a 234 correos totales al día.

• Falta de seguimiento: La información se perdía y no había trazabilidad.

• Coordinación compleja: Ajustar horarios con supervisores implicaba hasta 30 correos por caso, que podían significar sobre 600 correos mensuales.

• Sin métricas: No se registraban razones más frecuentes ni número de citaciones por persona.

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Análisis del Proceso Existente

Para comprender el flujo, creamos un flujograma y nos reunimos con Recursos Humanos, supervisores, gerentes y directores. El proceso actual era:

1️⃣ Se identifica un caso que requiere ser referido

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2️⃣ Se envía la información por correo electrónico con copia a la persona encargada de horarios

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3️⃣ Se revisa disponibilidad del personal de RRHH

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4️⃣ Se coordina fecha y hora de la citación

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5️⃣ Se registra la citación en el sistema de horarios y se envía confirmación

Identificación de Actividades sin Valor Agregado (Lean Six Sigma)

Detectamos actividades que no aportaban valor al proceso:

• Inventario no efectivo: Información no estructurada en correos.

• Sobreprocesamiento: Reenvíos de tablas con datos duplicados.

• Retrasos: Búsqueda manual de información en bandejas de entrada saturadas.

  
  

Objetivos de la Transformación Digital

1. Tener un perfil digital de cada caso de citación.

2. Implementar un dashboard en tiempo real de las razones principales de citaciones.

3. Reducir errores y solicitudes no atendidas.

4. Eliminar el correo electrónico como medio principal de gestión.

5. Facilitar la visualización de casos pendientes, citados y atendidos.

   
   

La Solución: Airtable + Fillout

Airtable se utilizó como base de datos relacional y centro de control, mientras que Fillout permitió crear formularios inteligentes conectados directamente a la base.

Pasos de implementación:

1. Creación de tabla base en Airtable importando datos de todos los empleados.

2. Creación de tabla de citaciones vinculada al listado de empleados.

3. Configuración de Fillout con login y campos conectados a Airtable.

4. Fase de pruebas → piloto → uso en producción con mejoras continuas.

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Resultados y Beneficios

• 600 correos menos al mes = ahorro de 20 horas mensuales (240 horas anuales) en tiempo de contestación. Se ahorraron sobre 100 horas mensuales en tiempo de espera.

• Métricas automáticas con reportes de incidencias.

• Proceso más ágil y transparente para todo el equipo.

• Reducción de errores y casos sin atender.

Si el proceso se hubiera gestionado manualmente, se habrían sumado 13 horas adicionales cada mes.

Lecciones Aprendidas

• Centralizar la información en una única plataforma aumenta la eficiencia.

• Eliminar la dependencia del email mejora el flujo de trabajo.

• Herramientas no-code como Airtable y Fillout pueden implementarse en menos de 2 semanas con resultados inmediatos.

  
  

Conclusión y Llamada a la Acción

Este caso demuestra cómo la digitalización de procesos en Recursos Humanos puede generar ahorros significativos de tiempo y reducir errores operativos.

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